Nyckelfri hemtjänst ökar produktivitet och kvalitet

Sammanfattning

Norrköpings kommun har infört digitala lås hos omsorgstagare i ordinärt boende för att minimera den tidsödande administrationen av fysiska nycklar och även för att öka kvaliteten i verksamheten. Systemet gör att vårdpersonalen kan öppna låsen med hjälp av mobilen och slipper därmed hämta och lämna nycklar på kontoret inför varje hembesök. Det nyckelfria systemet togs i bruk 2013 och låsen fanns vid slutet av 2016 installerade hos runt 2.400 brukare.

Nyttoeffekter

För omsorgstagaren: Ingen oro för att lämna ut nycklar.
För verksamheten: Lägre kostnader, bättre arbetsmiljö och personalnöjdhet.
För samhället: Minskad trafik, bättre miljö.

“När jag hör att låset öppnas så vet jag att det är tjejerna (hemtjänsten) som kommer, det känns tryggt” 
 – Omsorgstagare

Verksamhet: Vård och omsorgskontoret i Norrköpings kommun

Användare: Ordinärt boende inom hemtjänst, personlig assistans och hemsjukvård

Fördjupning

Behov och utmaningar

“Inom Norrköpings kommun finns cirka 2 500 omsorgstagare och 23 hemtjänstenheter. Brukarna är i åldern 20 år och uppåt, de flesta över 65 år”, berättar Peter Hermansson från Norrköpings kommun.

Verksamheten lyder under offentlighets- och sekretesslagen, vilket även gäller för leverantören av nyckelfri hemtjänst och eventuella underleverantörer. Syftet med elektroniska lås är att minska antalet nycklar och att kvalitetssäkra hanteringen av nycklar inom hemtjänsten hela dygnet. Vidare är syftet att minska behov av transporter för att hämta och lämna nycklar samt därigenom minska miljöbelastningen och förbättra personalens arbetsmiljö. “Vi har inte mött något direkt motstånd mot den digitala nyckelhanteringen från varken personalen eller omsorgstagarna. I början fanns det en del frågor från både omsorgstagare och fastighetsägare om våra tankar bakom tjänsten som man måste bemöta, men det tyckte vi gav en värdefull dialog. När vi förklarat våra syften och mål med tjänsten så uppnådde vi bra acceptans från alla inblandade”.
“Det handlar ju om att kommunicera och lyssna på ett lämpligt sätt och bemöta den eventuella oro som kommer upp hos olika individer. Vi förklarade att vi ville öka tryggheten för omsorgstagarna samt underlätta för personalen att få en bättre arbetsmiljö genom att de slipper hantera stora mängder nycklar och man kan visa att de har varit på plats”, tillägger Peter.

Lösning och funktion

Digital nyckelhantering utvärderades under perioden 2010-2011 och resultatet låg till grund för beslut om breddinförande. Som underlag för investeringen gjordes en beräkning på tid som besparas på att gå över till digital nyckelhantering. “Kalkylen visade på en tidsbesparing på cirka 6% av arbetstiden, vi översatte det i pengar. Till det lade vi ökad säkerhet för omsorgstagare och personal. Utöver det uppnås en förbättrad arbetsmiljö genom minskad hantering av fysiska nycklar. Med dessa underlag motiverade vi politikerna att ta beslutet”, berättar Peter. Kontakt togs med fastighetsförvaltare och omsorgstagare som informerades muntligt och skriftligt och fick ge sitt samtycke till installation. Installationen omfattade initialt cirka 2400 brukarlås och cirka 900 entrélås och sköttes av låssmed. För att undvika att lösningen skulle signalera att “här bor en person med hemtjänst” och bevara personens integritet så valdes en lösning som inte syns på dörrens utsida.

Digitalt nyckelfritt lås

Fördjupning i nyttoeffekter

Tre huvudsakliga nyttor har identifierats:

För omsorgstagaren: inga kopior av nycklar behöver lämnas ut och finnas ute på vägarna. Att lämna ut nycklar kan skapa oro som med denna lösning kan minimeras.
För verksamheten: Vårdgivare kan ha tillträde till omsorgstagarens bostad snabbare eftersom ingen tid behöver läggas på att hämta nycklar i en central lokal. Nyckeln finns alltid i vårdgivarens mobil. Detta ger mindre stress, bättre arbetsmiljö och ökad personalnöjdhet.
För samhället: personalen har mindre restid för att hämta och lämna traditionella nycklar vilket minskar miljöbelastningen.

Kommunikation

Omsorgstagare informerades både muntligt och skriftligt. Personal tog med sig informationsblad och hade samtal hemma hos omsorgstagarna, sedan samlade de in deras samtycken. Med fastighetsförvaltarna genomfördes samma informationsprocess. Vad gäller personalen så testades först systemet på två enheter, det väckte intresse hos övriga enheter. Sedan togs beslut om att systemet skulle breddinföras och en implementationsplanering togs fram tillsammans med verksamheterna och berörd personal fick utbildning inom den digitala nyckelhanteringen.

Resultat – vad hände sedan?

Norrköpings kommun fortsatte att utöka användandet av nyckelfria lås under 2016, och vid årsskiftet var de installerade i runt 1.000 ingångar, även om det totala antalet brukare låg kvar på runt 2.400, säger Peter Hermansson. Det slutgiltiga målet är att 80 procent av hemtjänstens brukare ska använda låsen, vilket skulle innebära att runt 300 lås till installeras.
– Vi ligger bra till, men vi tror att vi kan komma upp ännu högre. Givetvis vill vi att alla ska ha det, men det finns ju olika anledningar till att det inte fungerar. En del säger nej, säger Peter Hermansson.
Under hösten hölls även workshops med olika enheter för att dela erfarenheter från projektet och diskutera hur man kan hålla uppe kontinuiteten med användandet.

Under 2017 ska man även utvärdera hur man kan övertala de brukare som fortfarande är skeptiska till att använda låsen. Tidsbesparingen ligger kvar på runt 6 procent, men kommunen har inte räknat ihop en exakt uppskattning för hur mycket pengar de sparar genom att använda låsen, säger Peter Hermansson.

Nästa steg

Norrköpings kommun fortsätter med digitaliseringen av verksamheterna och är just nu i slutfasen med att införa tid- och insatsregistrering via mobiltelefoner.
-Vi tittar hela tiden på ny teknik och nya lösningar och vill få till en ökad digitalisering av vården, säger Peter Hermansson.

Lärdomar och tips

Viktigt att sälja in lösningen till fastighetsägare och omsorgstagare för att få acceptans.
Viktigt att lägga tid på en realistisk planering samt att räkna med att saker händer och att planeringen får göras om.
Personalen är viktiga bärare av vad vi vill uppnå, hur de säger och agerar i kontakt med omsorgstagarna kan påverka deras vilja till samtycke.
Viktigt att sälja in konceptet till verksamheten för att inte möta hinder i införandet. Målet är inte att övervaka personal utan en ökad säkerhet av en ömtålig hantering.
Ha förståelse för att det för en del personal innebär ett stort steg att övergå till en förändrad nyckelhantering. Införandet av teknik kan vara skrämmande för vissa.

Mer information

Övriga länkar:

Informationsblad till omsorgstagarna om digital nyckellösning, Norrköpings kommun. PDF

Kontakt: Norrköpings kommun, Peter Hermansson, Sakkunnig, Berednings- och planeringsenheten, Vård- och omsorgskontoret. Epost: peter.hermansson [at] norrkoping.se

Leverantör:  Phoniro Systems AB, Johanna Lethin Jacobson, specialist välfärdsteknik, e-post: johanna.lethin.jacobson [at] phoniro.se

Tidslinje:

2010-2011: Projektet börjar med en utvärdering av de nyckelfria låsen
Hösten 2012: Upphandling
2013: Installering skedde över 8 månader
Våren 2016: Inventering av alla lås
Hösten 2016: Workshop för att diskutera hur man kan utöka användandet ytterligare