Ny modern utbildningsmetod sparar tusentals arbetstimmar i Helsingborg

Sammanfattning

Vård- och omsorgsförvaltningen inom Helsingborgs stad ville hitta ett sätt att modernisera delegeringsutbildningen för läkemedelshantering genom att använda e-learning. Tidigare har man använt gammaldags ”katedersundervisning” där medarbetare samlas för att lyssna på föreläsningar i en lärosal, vilket sedan följs av ett kunskapstest samma dag. Staden genomförde ett pilotprojekt där man istället lät 300 medarbetare göra utbildningen digitalt, där användare kunde logga in när dom ville för att gå igenom materialet och sen ta kunskapstestet när de var redo. Projektet har visat att staden kan spara tusentals arbetstimmar varje år genom att använda e-learning, och en upphandling sker nu för att hitta en leverantör som kan hantera en sådan lösning för mer än 2 000 fasta användare.

Nyttoeffekter

Nyttor för medarbetarna: Mer frihet att göra utbildningen när det passar individen, och mer tid att ta till sig materialet.

Nyttor för verksamheten: Sparar tusentals arbetstimmar varje år, och ger avdelningar ökad möjlighet att flexibelt planera kompetensfrämjande utbildningar.

Nyttor för samhället: Högre kvalitet på vården och mer tid mellan kund och personal.

Verksamhet

Vård- och omsorgsförvaltningen, Helsingborg stad

Användare

Omvårdnadspersonal och sjuksköterskor

Citat

”Vi ville hitta ett nytt sätt att arbeta med våra delegeringsutbildningar och komma ifrån det gamla systemet där man bara nöter in en text.”

Ulrika Fridolf, IT-strateg, Vård- och omsorgsförvaltningen, Helsingborg stad

Fördjupning

Behov & Utmaningar

Omvårdnadspersonal måste gå delegeringsutbildningar varje år för att kunna jobba säkert med olika läkemedel och sjukvårdsprocesser.

I Helsingborg stad tar uppföljningskursen i delegeringsutbildningen för läkemedelshantering upp över 4.200 arbetstimmar varje år under det nuvarande systemet, som kräver att medarbetare lyssnar på föreläsningar i tre timmar. Dessutom kräver det mycket transporttid och ökade kostnader för vikarier.

– Vi behöver kunna ge utbildning där våra medarbetare befinner sig så man inte är beroende av plats och tid, säger Marcus Pellinen, projektledare på vård- och omsorgsförvaltningens kvalitetsenhet i Helsingborg.

Under det nuvarande systemet tar man även kunskapstestet på en gång efter undervisningen, vilket kan vara svårt för medarbetare som har läs- och skriv svårigheter eller kommer från andra länder och inte har svenska som modersmål.

Lösning & Funktion

För att kunna göra delegeringsutbildningen mer effektiv gjorde kommunen ett testprojekt där man istället spelade in filmer som går igenom det material som all omvårdnadspersonal måste kunna. Den individuella medarbetaren kunde då logga in och titta på filmerna när det passade deras eget schema. Filmerna visar även upp hur man ska ge olika läkemedel, vilket gör att informationen blir lättare att ta till sig än om det bara presenteras i textformat.

Pilotprojektet var designat så att medarbetarnas kunskaper först validerades genom ett diagnostiskt test där man var tvungen att få samtliga rätt innan man kunde genomföra ett slutgiltigt kunskapstest som tog ungefär 20 minuter. Medarbetaren hade bara ett försök att klara provet, och fick man underkänt var man tvungen att gå på ett seminarium där man fick mer individuell utbildning.

Runt 300 medarbetare deltog i pilotprojektet, och en upphandling pågår nu för att hitta en e-learning plattform som kan användas av alla medarbetare inom vård- och omsorgen, samt även personal inom ekonomi, administration och ledning.

Ekonomi

Då vård- och omsorgsförvaltningen befinner sig i en upphandlingsprocess för en e-learningplattform kan de inte ge en exakt prognos för vad projektet kommer kosta, men utgifterna för pilotprojektet bestod till största del av licenskostnader för användarna, säger Marcus Pellinen. En användare kostar mellan 60 och 90 kronor per år, men besparingarna man gör när det gäller arbetstimmar är betydligt större.

-Det är väldigt kostnadseffektivt. Om man halverar tiden man lägger på varje utbildning har man ju gjort en enorm besparing av arbetstid som vi kan omfördela till mer kundnära insatser. Samtidigt ger det oss utrymme för att växa i framtiden, säger Marcus Pellinen.

Processen

Testprojektet utfördes mellan januari och mars 2016, men arbetet för kommunen började runt sex månader tidigare. Först hölls möten med leverantören av plattformen för att diskutera vilka metoder som skulle fungera bäst och hur man kunde anpassa systemet för det sätt som kommunen vill arbeta på. Sen bildades två olika team inom vård- och omsorgsförvaltningen, ett som fokuserade på själva utbildningen och hur man skulle presentera materialet, och ett som jobbade mer utifrån ett helhetsperspektiv om hur systemet kunde bli så lättillgängligt som möjligt för medarbetarna och matchas med nuvarande arbetsprocesser.

Fördjupning i nyttoeffekter

Den mest mätbara effekten av att använda e-learning är tidsbesparingen som görs. Istället för att lägga en halvdag på att gå på den traditionella undervisningen kan användare nu göra hela utbildningen på sammanlagt en timme, och den tiden kan även delas upp över flera dagar. Filmerna som utgör själva utbildningen har en sammanlagd längd på cirka 22 minuter, och det slutgiltiga kunskapsprovet tar ungefär lika lång tid. Det diagnostiska provet som gjordes innan det slutgiltiga testet tog cirka 10-15 minuter och fick göras hur många gånger som helst. Systemet gör att medarbetare enkelt kan planera när man vill göra utbildningen på sin egen arbetsplats, utan att behöva resa någonstans.

Liknande tidsbesparingar kan även göras för andra delegeringsutbildningar för sondmatning, syrgas, insulin, etc.

– Ambitionen är att ha så många utbildningar som möjligt på e-learning plattformen, säger Ulrika Fridolf.

Samtidigt får de olika avdelningarna möjlighet att schemalägga utbildningen av sin personal på ett sätt som passar deras egna behov. I slutändan är det sen upp till den individuella medarbetaren att faktiskt göra själva utbildningen, vilket förvaltningen menar leder till en ökad ansvarskänsla.

– Vi blir en än mer modernare arbetsgivare när vi ökar medarbetarnas egenansvar. Om man känner att man leder sig själv skapar det värde. Tidigare fick man allt serverat, nu måste man ta lite mer egenansvar för att planera när man ska göra sin utbildning och ta till sig materialet. Det är mer attraktivt att arbeta på det sättet när man får ta sitt eget ansvar för att utvecklas som individ, säger Marcus Pellinen.

Med digital undervisning kan en person även gå över materialet flera gånger om det behövs, vilket kan vara viktigt för personal som har svenska som andra språk eller som har läs- och skriv svårigheter. 

Uppföljning

Efter pilotprojektet gjorde förvaltningen en uppföljning där de 300 användarna som deltog fick fylla i en webbenkät om hur det hade fungerat. Av de svarande sa cirka 87% att de ville genomföra utbildningar elektroniskt i framtiden och utbildningen som ingick i pilotprojektet hade en kvalitetsuppfyllelse på 83%.

Dessutom har man fört aktiva diskussioner med medarbetare för att värdera metoden och hitta förbättringar.

Kommunikation

Alla som deltog i projektet kunde ringa en IT-strateg och projektledaren om de behövde hjälp, och på vissa avdelningar fanns även lokala ambassadörer som kunde ge stöd och förklara. Och Ulrika Fridolf menar att många tycker det är bättre att kunna fråga en kollega som redan finns på enheten.

–Tröskeln blir då mycket lägre för att be om hjälp istället för att ringa någon man inte känner, säger Ulrika Fridolf.

En möjlighet i framtiden är även att göra en utbildning för anhöriga om exempelvis demens för att öka förståelsen och förbättra kommunikationen med vård- och omsorgspersonalen samt enhetscheferna.

– Vi tror det kan sänka avstånden mellan anhöriga och personal, där man ofta talar olika språk. Om man kan öka kunskapen hos de anhöriga kan man komma närmare varandra och ta bort de gråzonerna där det ligger skav och kan uppstå konflikter, säger Marcus Pellinen.

Lärdomar & Tips

Det är viktigt att man vågar ställa krav på leverantören av plattformen till den digitala utbildningen, så att man vet från början om den klarar av de funktioner som behövs. Därför ska man börja samtalen i god tid för att kunna klargöra precis hur systemet ska se ut.

–Man måste låta det ta tid. Vi var tvungna att anpassa systemet efter de lagar och myndighetsriktlinjer som finns, och hade vi inte börjat diskussionerna ett halvår i förväg hade vi inte kunnat hitta de metoder som gjorde att undervisningen blev så effektiv som möjligt, säger Ulrika Fridolf.

Kontakt

Ulrika Fridolf, IT-strateg, Vård- och omsorgsförvaltningen, Helsingborg

ulrika.fridolf [at] helsingborg.se

Marcus Pellinen, projektledare, Vård- och omsorgsförvaltningen, Helsingborg
marcus.pellinen [at] helsingborg.se

Tjänstens namn

Delegeringsutbildning genom e-learning