Kommunikations och planeringsverktyg underlättar vård och omsorg

Sammanfattning

Som ett led i att förbättra och förenkla verksamheten beslutade socialförvaltningen i Burlövs kommun att genomföra ett pilotprojekt med ett digitalt IT-stöd för vård och omsorg. Systemet är ett digitalt verktyg som dels skapar ett planeringsstöd för personalen och samlar all dokumentation på ett och samma ställe. Dels ger det brukarna olika tjänster som bidrar till ökad delaktighet och trygghet.

Nyttoeffekter

För brukarna:  Enkelt och lättanvänt system som ger brukarna information om vårdinsatser, service, väder, radio och tillgång till spel m.m.  Ger anhöriga inblick i aktiviteter runt brukaren.

För verksamheten:  Minskad belastning på personalen och bättre möjlighet att följa upp vårdinsatser och spåra brister. Ökad kvalitet och kontinuitet i insatsernas utförande.

För samhället: Genom att ta vara på digitaliseringens möjligheter kan man öka vårdkvaliteten och få bättre överblick på de offentliga utgifterna.

Verksamhet

Boklundens särskilda boende vån 1 och 2 samt Granlidens LSS boende, socialförvaltningen, Burlövs kommun.

Användare

Brukare totalt 29 personer. Vårdpersonal 35 på Boklunden.

Målgrupp för tjänsten

Omvårdnadspersonal, enhetschefer, brukare och anhöriga.

Tjänstens namn

Kommunikations- och planeringsverktyg för vård och omsorg.

Citat 

”Vi ville ha ett enkelt arbetsverktyg som gav oss bättre överblick över vår verksamhet. Dessutom ger systemet brukarna ökad livskvalitet och anhöriga får en bättre inblick i vilka aktiviteter vi har.”

Helen Nilsson, enhetschef Boken, Burlövs kommun

Fördjupning

Behov & Utmaningar

Ett övergripande mål och vision i Burlöv kommun har varit att ta till vara på digitaliseringens möjligheter för att öka kvaliteten, få en mer jämlik vård och använda resurserna mer effektivt. För att uppfylla dessa mål sökte kommunen efter IT-stöd som kunde stödja personalen och inte minst hjälpa brukarna i sin kommunikation och skapa mer trygghet och delaktighet. Valet föll till slut på ett väl beprövat IT-stöd.

– Vad vi letade efter var ett IT-verktyg som ökade delaktigheten för brukaren, ökade kvaliteten på vårdinsatserna och ge personalen ett bättre stöd i det dagliga arbetet, säger Lars Wästberg, socialchef i Burlövs kommun.

Lösning & Funktion

I upphandlingen valde Burlövs kommun Sekoias kommunikations- och planeringssystem. I utvärderingen fann man att systemet på ett bra sätt utgår från brukarens och användarens behov och det kan kontinuerligt förbättras och utvecklas.

– Det ger personalen en genomförandeplan och all väsentlig information. Personalen får överblick över sina och kollegornas uppgifter och vilka boende som man planerar att hjälpa eller är klar med. Överblicken har lett till ökad trivsel på jobbet, Helen Nilsson.

Brukarna har tillgång till systemet genom en pekskärm och kan bland annat skapa egna fotoalbum, ha en egen kalender och utnyttja appar till olika radiokanaler, TV-guide, väderprognos, kartfunktion och diverse spel och minneshjälpmedel.

Även anhöriga får tillgång till brukarens kalender där de själva kan planera och boka upp t ex familjebesök. De får också en inblick i vilka aktiviteter brukaren tar del av.

Vidare tillhandahåller IT-tjänsten en kontaktbok där snabba meddelanden (som en chat) kan skickas till eller från anhörig, eller meddelanden mellan personal och anhörig.

I tjänsten ingår ett IT-stöd som bygger på en portalliknande miljö där appar och nya funktioner installeras beroende på användarens krav och behov. Vidare ingår implementering, utbildning och support. Leverantören erbjuder kontinuerlig uppföljning, undervisning och stöd när systemet utvecklas med fler funktioner. 

Ekonomi

Uppstartskostnaden var ungefär 330 000 ex moms, för investering av pekskärmar. IT-tjänsten kostar därefter 20 000 kronor per månad. Den årliga kostnaden för tjänsten blir alltså omkring 240 000 kronor. Det är en kostnad Burlövs kommun räknar med att systemet betalar tillbaka inom en snar framtid.

– Personalen ser det som ett enkelt hjälpmedel som inte bara har minskar stress och konflikter utan även ökar brukarens och närståendes delaktighet. Eftersom informationen finns på rätt plats förkortar det rapporteringstiderna, vilket i sin tur medför ett ökat resursanvändande och att vi spar pengar, säger Lars Wästberg, Socialchef i Burlövs kommun.

– Tittar vi enbart på reduceringen av korttidsfrånvaron under de sex månader vi använt systemet kan vi räkna hem investeringen. Då har vi inte räknat in den tid personalen sparar i minskad administration och rapporteringsmöten. Den kvalitetsökning som brukarna upplever är heller inte inräknad i den kalkylen. 

Processen

Systemet togs i drift den 10 oktober 2016 efter åtta veckors utrullning av systemet och utbildning och träning som behövs för att använda verktyget optimalt.  Användarna har sedan tillgång till support , stöd och kontinuerlig uppföljning när nya appar läggs till.  Även intern utbildning erbjuds för nyanställda.

Organisationen & politiken

I Burlövs kommun, liksom i flertalet kommuner i Sverige, visar undersökningar att brukarna upplever brister i information och låg delaktighet. Mot den bakgrunden beslutade förvaltningschefen Lars Wästberg att genomföra ett pilotprojekt i två verksamheter med det digitala IT-stödet.
Systemet uppfyller intentionerna i kommunens Äldreplan, antagen av fullmäktige, som anger att kommunen ska se till att det finns olika välfärdtjänster inom det teknologiska området som underlättar för gruppen äldre att leva ett självständigt liv liksom att det ska finnas välfärdsteknologi som kan bidra till bättre tillgänglighet, resursutnyttjande och kvalitet för personal som arbetar med personer med funktionsnedsättning.

Fördjupning i nyttoeffekter

Vid utvärderingen kan konstateras att verksamheterna har en insatsuppfyllelse på ca 96 procent av alla beviljade och överenskomna insatser. Vidare kan man se att korttidsfrånvaron har minskat. På Boklundens särskilda boende har korttidsfrånvaron under projektet varit 3,77 procent jämfört med perioden 2015/2016 då den var 7,44 procent. Detta innebär att korttidsfrånvaron halverats.
På Granlidens LSS-boende har korttidsfrånvaron påverkats marginellt. Den har minskat med 0,5 procent .

En genomgående positiv synpunkt som framkommit från personalen är att IT-stödet spar tid och minskar stress. Inte minst känner sig brukaren tryggare och mer delaktig, säger Åsa Jönsson, processledare på Boklunden.
– Vad vi vunnit på är att vi ser vilka vårdinsatser som ska utföras och vilka som har utförts. Tidigare fanns det svårigheter att veta exakt vilka insatser som skulle göras. Vi var först tvungna att springa in på expeditionen och slå i vårdplanen, skriva ner vad som skulle göras. IT-stödet gör nu att om du till exempel ska göra omläggning så står det exakt hur den ska utföras. En ansvarig sjuksköterska lägger ofta en skriftlig instruktion eller kort film på hur omläggningen ska göras. Det gör att det inte uppstår några missförstånd och vi undviker frustration.

– Dessutom känner vårdtagarna sig tryggare och är mer delaktig i vården eftersom det förstår IT-verktyget och kan peka på skärmen och säga si och så ”vill jag ha det” eller ”nu är dags för utevistelse” och peka på sin kalender.

Uppföljning

Efter sex månaders användning av systemet visar granskningen ”Att Våga-utvärdering av det digitala IT-stödet (Sekoia)” bland annat följande resultat:

– 94 procent av personalen uppger att de använder systemet dagligen.

– 100 procent uppger att systemet är användarvänligt. På en skala 1 till 6 är genomsnittlig bedömning av användarvänligheten 5.5.

– 85 procent svarar att det tar dem 10 till 20 minuter att lägga in alla data om den enskilde i systemet.

– 78 procent har angett att rapporteringstiden per tillfälle var minst 15 till 20 minuter före införandet av systemet.

Kommunikation

Efter att beslutet tagits om att införa IT-stödet fick personalen gå en kortare utbildning. Därefter bjöds alla brukare in på en informationsträff  så alla skulle känna sig trygga med vad IT-stödet innebar. Sedan bjöds de anhöriga in för en informationsträff. Då var några tveksamma till att införa ny teknik. Vissa av dessa har ändrat åsikt, medan några fortfarande tycker att det är en onödig tjänst.

Lärdomar & Tips

Att införa ett IT-stöd måste få ta tid så alla känner sig trygga och är väl rustade att använda verktyget.

Utse en eller flera personer i personalen som kan vara drivande i projektet/implementeringen av IT-systemet.
Utse en eller flera personer som kan ta hand om internutbildningen.
Kartlägg noggrant vilka behov brukarna har innan systemet sjösätts. Visa dem vilka olika funktioner apparna har och vilken hjälp de kan få om de kör fast.
Förankra väl hos anhöriga vilka funktioner IT-stödet har så de ser nyttan.
Dra nytta av systemets förmåga att ge personalen en fullständig överblick över hela dagsplaneringen.

Mer information

Projektrapport ”ATT VÅGA – Utvärdering av det digitala IT-stödet Sekoia” 

http://burlov.se/download/18.16a2688c15c81571a3bb9762/1497424911703/Projektrapport%20Att%20V%C3%A5ga.pdf

Film och information om projektet ATT VÅGA på Burlövs kommun:

http://burlov.se/arkiv/overgripandenyheter/nyheter/socialforvaltningenforelaseromuniktitprojektpahalsokonferens.5.7dc0506715a3b5630085792.html

Kontakt

Helene Nilsson, enhetschef, Boken, Burlövs kommun, Helen.Nilsson [at] burlov.se

 Lars Wästberg, socialchef i Burlövs kommun, Lars.Wastberg [at] burlov.se

Leverantör

Sekoia AB, Karl-Johan Palmgren, +46765480674, kpa [at] sekoia.se, http://www.sekoia.se/