Enhetliga riktlinjer säkrar trygghetskedjan för äldre i Linköping

Sammanfattning

I Linköpings kommun har omkring 3 400 personer trygghetslarm för att känna sig säkrare på att snabbt kunna få hjälp om någonting händer dem i hemmet. Nu pågår en omfattande modernisering där gamla analoga larm byts mot nya digitala. För att säkra såväl införandeprocess som fortsatt drift har kommunens enhet för IT och e-hälsa tillsammans med Myndigheten för delaktighet byggt upp ett ledningssystem för trygghetslarm.

Nyttoeffekter

Nyttor för omsorgstagarna: En säkrare tjänst ger ökad trygghet för användaren.

Nyttor för verksamheten: Enhetliga riktlinjer tydliggör roller och ansvarsfördelning för all inblandad personal.

Nyttor för samhället: Systemet fungerar som modell för andra kommuner som ska införa ny trygghetsteknik.

Verksamhet

Enheten för IT och e-hälsa, Omsorgs- och äldreförvaltningen, Linköpings kommun

Användare

All personal som är involverad i införande och användning av trygghetslarm, från beslutsfattare och teknikansvariga till larmmottagare och omvårdnadspersonal i hemtjänsten.

Citat

”Ledningssystemet fungerar som ett stöd för att följa larmprocessen, och definierar roller och ansvar i alla led av trygghetskedjan runt den enskilde.”

John Fristedt, IT-utvecklingschef, Omsorgs- och äldreförvaltningen, Linköpings kommun

Fördjupning

Behov & Utmaningar

Med en åldrande befolkning som bor kvar längre i sina egna hem behövs smarta lösningar för att ge de äldre en god omsorg och trygghet i vardagen. Trygghetslarm är en väl etablerad e-tjänst som började införas på bred front i mitten av 1980-talet. Sedan dess har telenäten digitaliserats, medan stor del av trygghetslarmen som finns hemma hos de äldre fortfarande baseras på analog teknik.

För att ändå kunna använda de analoga larmen i de digitala näten görs ofta en så kallad hybridkoppling. Med det innebär att man blandar två olika tekniker, vilket ökar risken för fel och kan ge problem med fördröjning av larm eller liknande störningar.

Behovet av ett genomgripande teknikskifte för att höja säkerheten i systemet har därför påtalats i många år, och nu finns krav från Socialstyrelsen att alla kommuner ska gå över till digitala trygghetslarm – en omfattande operation med tanke på att det totalt rör sig om cirka 200 000 larmenheter som används runt om i Sverige.

Sedan 2014 finns en svensk teknisk standard antagen för hur kommunikationen mellan de digitala trygghetslarmen och larmcentralen ska se ut. Det underlättar kommunernas upphandling av själva larmutrustningen.

– Men fortfarande finns en lång kedja av tjänster kopplade till införande och användning av larmsystemen som behöver kvalitetssäkras för att fungera smidigt för alla inblandade, säger Martina Wiklund, arbetsterapeut och verksamhetsutvecklare vid enheten för IT och e-hälsa i Linköpings kommun.

Det handlar om allt från installation av larm och rutiner för larmmottagare och omsorgspersonal, till hur ofta larmet ska kontrolleras och hur eventuella avvikelser ska hanteras. Riktlinjer för kontakter med anhöriga är också viktigt att ta upp, liksom integritetsfrågor och kraven på informationssäkerhet.

Linköpings kommun – som hade omkring 3 400 analoga trygghetslarm som skulle bytas till digitala inom ett år – såg ett stort behov av konstruktiv ledning och stöd för att genomföra arbetet på ett enhetligt och korrekt sätt.

Lösning & Funktion

Tillsammans med Myndigheten för delaktighet har Linköpings kommun tagit fram ett ledningssystem för trygghetslarm. Deltagare i arbetet har varit undersköterskor från hemtjänst, verksamhetschefer, larmansvariga, leverantörer och beställare.

Ledningssystemet beskriver vilka förutsättningar som krävs för att få en väl fungerade tjänst för trygghetslarm. Tjänsten omfattar ett flertal komponenter, till exempel avtal med leverantörer, utbildning för personal och den enskilde brukaren samt rutiner och riktlinjer för hur trygghetslarmet ska installeras och användas.

– Tanken är att konkretisera hela processen från beslut om att en person ska ha trygghetslarm, till installation och användning – inklusive hantering av incidenter och kopplingen till larmcentralens operatörer som håller kontakt med berörd utförare inom hemtjänsten. Ledningssystemet fungerar som ett stöd för att följa larmprocessen, och definierar roller och ansvar i alla led av trygghetskedjan runt den äldre, förklarar John Fristedt, IT-utvecklingschef vid Omsorgs- och äldreförvaltningen i Linköpings kommun.

Systemet är webbaserat och nås via Linköpings kommuns hemsida, där användarna klickar sig fram till de funktioner som rör just deras specifika roll i larmhanteringen. En undersköterska i hemtjänsten som upptäcker eller får information om fel på en omsorgstagares larmenhet, kan exempelvis ta del av en checklista för få hjälp att vidta rätt åtgärder enligt kommunens gemensamma riktlinjer.

Del av ledningssystemet, genomföra planerat underhåll. Visar vad olika roller förväntas göra vid exempelvis genomföra provlarm. Till höger i bilden visas rutiner för de olika delarna i processen.

Processen

Arbetet med ledningssystemet för trygghetslarm startades i början av 2015, och i februari 2016 publicerades det på Linköpings kommuns webb. Systemet har byggts upp stegvis för att täcka in alla delar i processen. Först gällde det att skapa förutsättningar för att digitalisera larmen genom att etablera leverantörsavtal och liknande. Därefter följer utbildning av omsorgspersonal, rutiner för installation/avinstallation, hantering av larm och incidenter osv. Och till varje steg kopplas olika roller – som larmkund, god man, biståndsbedömare eller arbetsterapeut – för att tydliggöra vad som förväntas av de inblandade i just det steget av processen.

I november 2015 påbörjades arbetet med att byta ut kommunens analoga trygghetslarm mot digitala, och till sommaren 2016 ska samtliga enheter var utbytta.

Organisationen & politiken

Linköpings kommun har centraliserat sin organisation kring trygghetslarm genom att skapa ett larmteam som ansvarar för hantering av tekniken – allt från installation och avinstallation till planerat underhåll och uppföljning av driftstörningar eller fel.

Larmteamet arbetar på uppdrag av Omsorgs- och äldreförvaltningen och fungerar som serviceenhet för samtliga utförare av hemtjänst, såväl kommunala som privata. Förr låg ansvaret för trygghetslarmen på sju olika utförare inom kommunen.

– Centraliseringen gör att hemtjänstpersonalen avlastas från en del av teknikhanteringen och kan fokusera på sina huvudsakliga vård- och omsorgsuppgifter. Det frigör resurser samtidigt som ansvarsfördelningen har blivit mycket tydligare för vad var och en ska göra i larmkedjan idag, säger John Fristedt.

Ekonomi

Att digitalisera alla trygghetslarm är en nödvändig åtgärd som medför kostnader för kommunen. Det rådde politiskt enighet om att initiera arbetet, och som en del i finansieringen har äldrenämnden fattat beslut om något förhöjd brukaravgift på larmen från och med hösten 2016.

– Genom att upphandla alla trygghetslarm centralt har vi ändå lyckats pressa inköpspriserna på själva larmutrustningen rejält. Det ger stora volymfördelar, jämfört med tidigare när de enskilda hemtjänstutförarna köpte in larm för sina brukare, säger John Fristedt.

Ledningssystemet, som kan fungera som modell för andra kommuner, är ett samarbetsprojekt och har delfinansierats av Myndigheten för delaktighet.

Fördjupning i nyttoeffekter

För verksamheten: En fördel med ledningssystemet är att olika roller, till exempel undersköterskor, biståndsbedömare och verksamhetschefer enkelt kan identifiera sitt ansvar och sina arbetsuppgifter. Ett centralt larmteam med tydligt uppdrag skapar systematik och ger förutsättningar för egen kontroll.

När utveckling och förändringar behöver göras, sker dessa inom ramen för ledningssystemet. Detta innebär att den senaste versionen av aktuella processer och dokument alltid finns på kommunens webb.

För den enskilde: Med standardiserade och gemensamma checklistor och rutiner förbättras larmtjänstens tillgänglighet, vilket ökar tryggheten för omsorgstagarna och deras anhöriga. Frekvent övervakning och kontroll av larmsystemets funktioner stärker också säkerheten för den enskilde.

För samhället: Eftersom ledningssystemet är generellt utformat kan det även användas som modell för andra kommuner som står inför utmaningen att digitalisera sina trygghetslarm och vill kvalitetssäkra såväl leveransen som den fortsatta driften av trygghetstjänster baserad på ny teknik. 

Uppföljning

Ledningssystemet är från början framtaget för vanliga digitala trygghetslarm som bara fungerar inom hemmets fyra väggar hos den enskilde. Linköpings kommun planerar dock att erbjuda mobila trygghetslarm, kopplat till webbsystem med kartfunktion, för personer med minnesproblematik. Via GPS kan hemtjänstpersonalen vid behov spåra var omsorgstagaren befinner sig.

Arbetet med de mobila trygghetslarmen kommer också att kopplas till ledningssystemet för att tydliggöra roller, ansvar och rutiner i olika skeden av införande och drift.

Dessutom planerar Linköpings kommun att använda ledningssystemet som stöd för ytterligare digitalisering man står inför.

– Vi ska till exempel införa nyckelfri hemtjänst, automatisk tid- och insatsrapportering och mobil dokumentation via appar i smartphone eller surfplatta. Dessa funktioner kommer också att hanteras av det centrala larmteamet. De får huvudansvar för olika typer av trygghetsteknik som successivt kopplas till systemet, förklarar Marina Wiklund.

Kommunikation

Införandet av såväl ledningssystemet som de digitala trygghetslarmen följer en kommunikationsplan som involverar samtliga berörda enheter. Internt hålls regelbundna informationsmöten om förändringar som följer av ny organisation och ny digitalteknik som införs. Externt har exempelvis kommunens pensionärsråd informerats om vad digitaliseringen av trygghetslarm innebär, och om planerna på annan ny välfärdsteknik som kommer att erbjudas vissa grupper.

Lärdomar & Tips

Se ledningssystemet som ett levande dokument som ändras och hålls uppdaterat när ny teknik och nya rutiner införs. Använd ett processorienterat arbetssätt:

Utgå från hur ni jobbar idag, fastställ problem och risker, och definiera hur ni vill jobba framöver.

Arbetet behöver ske på lokal nivå inom varje kommun, även om det finns en nationell modell att basera ledningssystemet på.

Utvecklingen av ny välfärdsteknik går otroligt snabbt. Alla kan inte kunna allt. Se till att skapa spetskompetens med verksamhetsförankring, exempelvis via centrala team som bygger kunskap utifrån olika specialområden.
Involvera personal och brukare tidigt i processen, för att skapa delaktighet och ta tillvara erfarenheter av befintliga arbetssätt.

Mer information

Länk till ledningssystemet, på höger sida finns länkar till systemet och utbildningsfilm:

http://2c8oms.linkoping.se/index.html#/model=0519e524-6b4b-489f-9211-99c... 

Informationen om digitaliseringen av trygghetslarmen:

http://www.linkoping.se/utforarwebben/vard-stod-och-omsorg/it-och-e-hals...

Länk till Linköping kommuns arbete med mobila trygghetslarm, ett projekt i förberedelsefas:

http://www.linkoping.se/utforarwebben/vard-stod-och-omsorg/it-och-e-hals...

Information om Myndigheten för delaktighets stöd till kommuner:

http://www.mfd.se/valfardsteknologi/stod-till-kommuner/

Socialstyrelsen, webbutbildning om trygghetslarm och systematiskt kvalitetsarbete (sidan kräver inloggning):

https://utbildning.socialstyrelsen.se/enrol/index.php?id=102

Kontakt

John Fristedt, IT-utvecklingschef, Omsorgs- och äldreförvaltningen, Linköpings kommun, e-post: john.fristedt [at] linkoping.se

Martina Wiklund, arbetsterapeut och verksamhetsutvecklare, enheten för IT och e-hälsa, Linköpings kommun, e-post: martina.wiklund [at] linkoping.se

Marie Gunhardson, Tjänsteutvecklare, Enheten för IT och e-hälsa, Linköpings kommun, e-post:, marie.gunhardsson [at] linkoping.se

Tjänstens namn

Ledningssystem för trygghetslarm