E-hemtjänst – ökad trygghet och stopp för kostnadsökningar

Sammanfattning

Västerås stads satsning på att införa e-hemtjänst som stöd till personer som beviljats hemtjänst eller boendestöd skulle ge brukarna en högre livskvalitet och personalen möjlighet att ge mer stöd till de med störst behov. Vid införandet 2013 beräknade man att varje krona man investerat i e-hemtjänsten skulle kunna ge upp till fem kronor tillbaka, men tre år senare har man sett att de tekniska lösningarna behöver utvecklas till att bli än mer mobila och enkla att använda för att kunna vara verkligt säkra och kostnadseffektiva. Man har dock fortsatt stark tilltro till e-hemtjänstens möjligheter och idag ligger Västerås stad i upphandling om tekniska lösningar vad gäller natt tillsyn.

Nyttoeffekter

Nyttor för omsorgstagarna/patienterna:

  • Ökad frihet, integritet och självständighet
  • Bättre möjligheter att snabbt få stöd
  • Större möjligheter att kunna bo kvar hemma

Nyttor för verksamheten:

  • Effektivt resursutnyttjande
  • Möjligheter att kunna prioritera de som verkligen behöver stöd
  • Bättre möjligheter till snabb kontakt med brukarna

Nyttor för samhället:

  • Effektivare resursutnyttjande
  • Kostnadseffektivt
  • Avlastning av och större trygghet för anhöriga
  • Bättre förutsättningar att klara framtidens behov

Citat

”Om 300 personer använder e-hemtjänsten finns det möjlighet att ge stöd till 170 ytterligare personer i den vanliga hemtjänsten”

-Att införa e-hemtjänst – erfarenheter från Västerås stad

Verksamhet: Västerås stad
Användare: Personer med hemtjänstbehov, Personal inom hemtjänst och annan äldreomsorg

Fördjupning

Behov & Utmaningar

Precis som i många andra kommuner ökar i Västerås antalet äldre som behöver stöd. Det utökade behovet sätter press på den kommunala budgeten, utbyggnaden av den kommunala äldreomsorgen och behovet av att rekrytera ny omsorgspersonal. Västerås stad är sedan en lång tid tillbaka en föregångare inom användandet av informations- och kommunikationsteknik (IKT) för att förbättra vård och omsorg. Sedan 2013 erbjuder kommunen e-hemtjänst som stöd till personer som bor kvar hemma och som beviljats hemtjänst eller boendestöd. Satsningen på e-hemtjänst ersätter inte den vanliga hemtjänsten utan är ett komplement som utformas efter individens behov. Allt arbete sker med stöd av socialtjänstlagen och med syfte att öka den enskildes livskvalitet. Ekonomiskt är e-hemtjänsten inte en fråga om att minska kostnaderna utan snarare om att bromsa kostnadsökningen för kommunens vård och omsorg. När Västerås stad, precis som de flesta andra kommuner, dessutom har problem med personalrekryteringen blir e-hemtjänsten en nyckelfråga som kan ge fler äldre stöd med oförändrat antal medarbetare.

Lösning & Funktion

I införandet valde Västerås stad att, istället för att satsa på en enstaka tjänst eller teknik, satsa på flera tjänster som kompletterade varandra och ibland överlappade varandra. Tanken var att den breda satsningen skulle göra det lättare att kunna tillfredsställa hela behovsbilden. De tjänster man ansåg bäst lämpade för e-hemtjänsten var: dag- och natt tillsyn, social samvaro, påminnelser, uppmuntran till egen aktivitet, samt larmsvar. I den vanliga hemtjänstens vardag består en betydande del av tiden till tillsynsbesök där restiden till och från brukarnas bostäder är en stor kostnadspost. Tillsynsbesöken kan, även om det är ett möte mellan människor, oftast uppfattas som för korta eller av andra skäl inte uppfattas som positiva. Erfarenheter visar att samtal eller möten med hjälp av IKT-lösningar skapar högre upplevd kvalitet och stärker brukarnas valfrihet.

Utgångspunkterna för kommunens val av IKT-lösningar var:

Att definiera varför, till vad och hur lösningarna ska användas
Att beskriva de effekter som IKT ger upphov till
Att identifiera de tjänster och den teknik som ger de önskvärda effekterna
Att definiera vilka som ingår i målgruppen och hur personer i deras närhet berörs
Att hantera attityder för eller emot välfärdsteknologi

Bland de tjänster som idag ingår i Västerås stads e-hemtjänst finns:

  • Bildtelefoni
  • En lättanvänd pekskärmsdator kopplad till brukarens TV gör det möjligt att genomföra bildsamtal med personal, anhöriga och andra brukare. Systemanvändarna kan kommunicera med alla som har tillgång till en Internet-uppkopplad dator med webbkamera, en smartphone eller en surfplatta.
  • Nattillsyn via kamera
  • En kommunikationstjänst där personal på hemtjänsten via sin dator kan ringa upp en kamera hos brukarna. Kameran är mörkerseende och är placerad riktad mot brukarens säng. Tjänsten används enbart för att säkerställa en säker nattsömn.
  • Nattillsynskameran är den av användarna mest uppskattade delen av e-hemtjänsten, framförallt eftersom den ökar integriteten och minskar störningar nattetid.

Ekonomi

Med de rätta tekniska lösningarna beräknar Västerås stad att man skulle kunna uppnå följande kostnadsbesparingar:

Minskade transporter och resor för tillsynsbesök vilket ger mer effektiv arbetstid för personalen och minskad miljöpåverkan. Kortare insatstider samtidigt som åtgärderna upplevs ha högre kvalitet
Minskade behov av stöd då brukare av tjänsterna känner sig tryggare och får bättre interaktion med sitt naturliga sociala nätverk. När man införde e-hemtjänsten beräknade man att man vid 300 e-hemtjänstbrukare skulle kunna ge stöd till ytterligare 170 personer i den vanliga hemtjänsten.

Processen

Västerås stad har drivit projekt inom området sedan 2007, bland annat med stöd av regeringsuppdraget ”Teknik för äldre”. Erfarenheterna från dessa projekt och den kunskap man utvecklat inom välfärdsteknologin gjorde att man beslutade att införa e-hemtjänst från och med januari 2013.

Organisationen & politiken

Västerås stad ser framförallt tre roller för kommunen i arbetet med välfärdsteknik:

  • Att använda välfärdsteknik
  • Att stimulera användarna att själva börja använda välfärdsteknik
  • Att samverka med olika innovatörer, bl.a. i en testbäddsverksamhet

Utgångspunkterna för Västerås stads organisation av arbetet med e-hemtjänst är kommunens affärsmodell. Affärsmodellen används för att styra verksamhetens användning och för att skapa en struktur över vem som står för kostnaderna. Grunden är att den som betalar också ska vara den som vinner på införandet av tjänsten. Brukarna betalar för den tid de får tillgång till e-hemtjänst på samma sätt som man betalar för den vanliga hemtjänsten. Samma avgifter och tidsmätningssystem används. Kommunikationen för tjänsterna sker över s.k. Välfärdsbredband, en särskild uppkoppling som bara fungerar för kommunens välfärdstjänster och som inte kräver att användaren själv håller med internetuppkoppling.

I arbetet har man också definierat roller och ansvar för beställare, utförare och tjänsteleverantörer.

Vem som ska tillhandahålla e-hemtjänsterna
Vem som ska sköta e-hemtjänsterna i vardagen
Vem som ska administrera e-hemtjänsterna

Utbildning och information är två andra viktiga delar i arbetet:

Integrera produktutveckling och utbildning
Planera för utbildning och information
Implementera nya rutiner och processer
Ge organisationen löpande stöd och utbildning

Västerås stad har valt att själva inte äga teknik eller tjänster utan att istället koncentrera sig på att säkerställa tillgång till de olika tjänsterna. Ramavtal tecknas med olika tjänsteleverantörer som kan avropas månadsvis efter enskilda biståndsbeslut. Modellen skapar större flexibilitet och frihet, såväl centralt i kommunen som i den decentraliserade organisationen.

Fördjupning i nyttoeffekter

Västerås stad har drivit projekt inom området sedan 2007 och ser främst tre skäl till att införa satsningar på e-hemtjänst:

E-hemtjänst ger bättre och snabbare kontakt mellan brukare och personal samtidigt som den ger ökad frihet för brukarna att fortsätta leva sina normala liv.

Den allt äldre befolkningen, i Västerås stad beräknar man att antalet äldre över 80 år kommer att öka med 50 procent fram till 2029, gör att det krävs nya lösningar och arbetssätt för att kommunerna ska kunna ge fortsatt bra vård och omsorg. Parallellt ökar också konkurrensen om tillgänglig arbetskraft och inget talar för att kommunernas ekonomiska utrymme kommer att förbättras.

Den allt snabbare tekniska utvecklingen i samhället gör att attityden till välfärdsteknologi blir mer positiv. Fördelarna med välfärdsteknologi uppmärksammas allt mer.

Kommunen har också listat tre grundläggande utgångspunkter vid arbetet med välfärdsteknologi:

Etisk utgångspunkt om nyttan för verksamheten och individerna

Börja med att identifiera de viktigaste utgångspunkterna för kommunen: önskemål om kostnadsminskningar, behov av verksamhetsförnyelse eller målet att öka livskvaliteten och valfrihet för brukarna? Gör sedan en etisk konsekvensanalys utifrån dessa.

Samverkansmodellen

Ta ställning till vilka som ska delta i arbetet, hur man involverar dessa i arbetet och vilken samverkansmetod man ska använda.

Juridiska frågor

Fastställande av regelsystem, möjligheter och eventuella hinder. Tillämpning av befintlig lagstiftning och utformning av anvisningar där sådana saknas. Ansvarsfördelning inom nya områden som upphandling och leverans av IKT-tjänster.

Uppföljning

Satsningarna på e-hemtjänst har kontinuerligt utvärderats och analyserats och har resulterat i att man med tidens gång fasat ut vissa av lösningarna då de inte ansetts tillräckligt utvecklade för att ge de resultat man hoppats på.

Kommunikation

Västerås stad har bland annat en blogg där man berättar om e-hemtjänsten och de lösningar man erbjuder.

Responsen till vissa av satsningarna, såsom natt tillsyn, har varit mycket positiva, medan man sett att andra lösningar behöver utvecklas mer och vara mer portabla för att på riktigt kunna räknas som trygga samt tid- och resurseffektiva. Härtill räknas bland annat den tekniska lösningen för dagstillsyn där avsaknaden av exempelvis mobila handenheter fortfarande kräver av personalen att de beger sig in till kontoret och loggar in på en dator för att kunna titta till brukaren i fråga.

Personalen har under hela satsningen varit en viktig del av satsningen. Västerås stad använder ett koncept där personalen genomgår en utbildning i tre steg inför e-hemtjänstanvändandet. Vid det första tillfället får de information om satsningen, vid det andra tillfället inspiration genom att pröva och titta på de olika delar som ingår i e-hemtjänsten och först vid det tredje tillfället den praktiska utbildningen i själva handhavandet. En modell som visat sig vara mycket lyckad och välfungerande.

Lärdomar & Tips

Involvera användarna och deras anhöriga i ett tidigt skede. Erfarenheterna visar att de som faktiskt har ett behov av välfärdsteknologi också har en mer positiv attityd till dess lösningar.
Se användarna som medskapare för utveckla tjänsterna, inte som testanvändare. De har en stor kraft som man måste ta tillvara. Skapa tydliga ståndpunkter för etik, juridik, avgifter, teknik, roller och ansvar.

Vad hände sedan?

I mitten av 2016, tre år efter det att Västerås stad införde e-hemtjänsten, gjorde man såväl en analys som en inventering av de tekniska e-hemtjänstslösningarna.

De lösningar man fortfarande använder sig av idag inkluderar: en begränsad användning av Arctic Touch, eller bildtelefoni, och Nattfrid; kameran som används för natt tillsyn.

Meddelandehanteraren ”ippi” har man dock fasat ut eftersom Västerås stad ej slutit avtal för att kunna erbjuda den funktionen då den inte uppfyllde säkerhetskraven.

Giraffen, den fjärrstyrda bildtelefonen på hjul, har man också fasat ut eftersom lösningen visat sig vara ganska stor och för otymplig för brukarna att använda.

Vad gäller Arctic Touch så har lösningen endast ett fåtal användare idag men har fått bra respons av de som fortfarande använder sig av den.

Tekniken behöver förbättras

Medan nattillsynen gått relativt bra med hjälp av Nattfrid – idag räknar man med omkring 100 användare – har lösningarna för dagstillsynen visat sig vara för bökiga för personalen att använda för att ge de resultat man i början hade hoppats på. Från att till en början ha haft totalt 33 brukare av dagstillsynen, har man idag bara två, berättar hon.

– Egentligen beror det väl mest på att lösningen skulle behövt vara mer mobil, att personalen skulle kunna använda sig av exempelvis en handenhet. Så som det ser ut nu så måste de in på kontoret emellan besöken, och logga in för att titta till brukaren osv. Så det har inte varit varken speciellt tid- eller kostnadseffektivt, säger Emma Sjöberg, koordinator för e-hemtjänst, Västerås stad.

I upphandling

I slutet av 2016 lanserade Västerås stad en upphandling om nattillsynen för att kunna bredda sitt e-hemtjänsterbjudande.

– Tekniken utvecklas ju hela tiden, och vi ser stora möjligheter i hur vi skulle kunna använda oss av den ju mer mobila och enklare lösningarna blir. Vi ser också möjligheter med hur man skulle kunna centralisera övervakningen av kamerorna så att det blir en större samverkan mellan enheterna vilket avlastar och frigör personalen mer.

Mer information

Övriga länkar

Myndigheten för delaktighet (och tidigare Hjälpmedelsinstitutet):

Att införa e-hemtjänst – erfarenheter från Västerås stad PDF (http://docplayer.se/3130398-Att-infora-e-hemtjanst-erfarenheter-fran-vas...)

Kort om välfärdsteknologi och e-hemtjänst PDF Västerås stad: PDF (http://www.mfd.se/globalassets/dokument/publikationer/2012/12367-kort-om...)

Blogg om välfärdsteknologi: http://www.viktigvasteras.se/

Facebook-sida om välfärdsteknologi: (https://www.facebook.com/ViktigVasteras/?hc_ref=SEARCH)

Information

ehemtjanst [at] vasteras.se

Tjänstens namn

E-hemtjänst