Digital signering minskade avvikelserna och stressen

Sammanfattning

(Artikeln har uppdaterats med ny information om utveckling och resultat fram till slutet av 2016)

Lerums kommun har infört ett digitalt signeringssystem som gör att omvårdnadspersonal direkt kan dokumentera och registrera delegerade arbetsuppgifter. Systemet ger överblick, rapporterar vid avvikelser och säkerställer en tryggare vård. Det började som ett pilotprojekt 2014 och har under 2016 införts på bredd i samtliga kommunala, särskilda boenden i Lerum. Ett resultat är att rehabinsatser som tidigare haft en utförandegrad på cirka 80 procent nu är uppe i närmare 100 procent.

Nyttoeffekter

Omsorgstagarna/patienterna: Säkerställd behandling, ökad patientsäkerhet

Verksamheten: Minskade risker, ökad information, förenklade arbetsuppgifter, minskad stress, bättre överblick

Samhället: Effektivare och säkrare omsorg

”Systemet har effektiviserat sjuksköterskans, fysioterapeutens och arbetsterapeutens arbete genom att förändring i ordinationer syns omedelbart för omvårdnadspersonalen i deras signeringslistor. De behöver inte fysiskt ta sig till patienten för att göra ändringar. ”

 – Maria Hansson, utvecklingsledare E-hälsa

Verksamhet

Lerums kommun, Sektor Stöd och omsorg

Användare

Personal inom äldreomsorgen

Ladda ner PDF: nr 2 Digital signering minskade avvikelserna och stressen

Fördjupning

Behov och utmaningar

I en kommun genomförs dagligen ett flertal arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvård som delegerats från legitimerad personal (sjuksköterska, sjukgymnast eller arbetsterapeut) till en undersköterska eller omvårdnadspersonal. Det kan handla om läkemedelsgivning, såromläggning eller sjukgymnastik.

Samtliga dessa delegerade arbetsuppgifter är enligt Patientdatalagen att likställa med arbetsuppgifter som utförs av legitimerad personal och måste dokumenteras. Dokumentationen, signerandet av utförda arbetsuppgifter, måste hanteras på ett säkert och effektivt sätt.

Lerums kommun uppskattar att det på ett äldreboende med 50 platser utförs närmare 250 000 signeringar per år och att den totala mängden signeringar i Sverige är kring ca 100 miljoner per år.

Tidigare granskningar av pappersbaserade signeringslistor har visat på stora brister, såväl säkerhetsmässiga som effektivitetsmässiga. Listorna saknar koppling till exempel aktuella vårdplaner och kräver manuella och tidsödande arbetsuppgifter för att åtgärda upptäckta fel och brister.

Tidigare pappersbaserade lösningar hade heller inga varningsfunktioner och krävde att enskild personal i en ofta tidspressad arbetssituation skulle upptäcka och åtgärda brister. Ett arbetssätt där det uppstod risker för patientsäkerheten.

Lösning och funktion

Lerums kommun startade under februari 2014 ett pilotprojekt med digitala signeringslistor på ett då nyöppnat äldreboende. Kommunen hade upptäckt lösningen på en äldremässa, insett att den löste de problem man tidigare uppmärksammat inom sin verksamhet och ville testa den i samband med att man startade en ny verksamhet.

Systemet, MCSS, är uppdelat i två delar. En del som omvårdnadspersonalen använder och som de får tillgång till via de mobila enheter som används för projektet och en del som legitimerad personal får tillgång till via dator. Ingen information lagras i de mobila enheterna eller datorerna, all information lagras i en datahall hos driftsleverantören.

Som mobila enheter använde man initialt iPad 2 men bytte under projektets gång till iPad Mini. Personalen ansåg att de större enheterna var krångliga att ha med sig och föredrog de mindre som lätt kunde stoppas i fickan på arbetsplaggen.

Från projektstart ville man främst använda systemet för att signera av sjuksköterska delegerad läkemedelsgivning. Man ville också använda systemet för att säkerställa att personalen hade rätt delegering för de arbetsuppgifter de utför och för att kontrollräkna narkotiska preparat. Löpande under pilotprojektet tillförde man sedan andra funktioner som listor med olika insatser från sjuksköterskor, rehabinsatser och olika påminnelsefunktioner.

Pilotprojekt avslutat – vad hände sedan?

Under våren 2016 breddinfördes digital signering och idag finns systemet i funktion i den ordinarie verksamheten för samtliga kommunala särskilda boenden. Digital signering används av sex särskilda boenden och ett boende för funktionsnedsättning, med totalt cirka 270 brukare/patienter. Sektorn för stöd och omsorg har den senaste tiden arbetat för att få till rätt behörigheter på användare, skapat ansvarfördelning kring systemet, arbetat fram en systemsäkerhetsplan, skapat information om systemet för personal på intranätet och påbörjat arbetet med logghantering.

Främst används det digitala signeringssystemet för att signera hälso- och sjukvårdsåtgärder, såsom läkemedelshantering och rehabiliteringsåtgärder. Det fortsatta arbetet framåt för år 2017 är att ta ett samlat grepp kring hur systemet ska användas och då även utifrån till exempel socialtjänstinsatser, värdighetsgarantier, funktioner med mera.

Fördjupning i nyttoeffekter

Personalen har fått ett lättläst och tydligt system för utförandet och signerandet av ordinerade/delegerade arbetsuppgifter. Den legitimerade personalen (sjuksköterskorna, arbetsterapeuterna och sjukgymnasterna) kan på ett enkelt sätt hantera och följa upp beslutade åtgärder. Inom den kommunala hälso- och sjukvården har en förbättring skett genom att arbetsbelastningen kring avvikelser har minskat. Systemet har effektiviserat sjuksköterskans, fysioterapeutens och arbetsterapeutens arbete genom att förändring i ordinationer syns omedelbart för omvårdnadspersonalen i deras signeringslistor. De behöver inte fysiskt ta sig till patienten för att göra ändringar.

Systemet har också gett möjligheter att mäta och minska ledtiderna för upptäckande av avvikelser vid medicindelning. Förekomsten av bortglömd medicinering har i stort sett försvunnit.

Även inom rehabiliteringsområdet kan man se en markant förbättring sedan systemet infördes. Fysioterapeut och arbetsterapeut kan snabbt se avvikelser och sätta in åtgärder. Rehabinsatser som tidigare haft en utförandegrad på cirka 80 procent är nu uppe i närmare 100 procent. Detta är den största nyttan, att det säkerställs att patienten får den ordinerade behandlingen.

De ansvariga personerna inom omsorgen har fått ett verktyg där de kan få överblick och felrapportering i realtid. Omvårdnadspersonalen känner en utökad trygghet när de utför sina dagliga arbetsuppgifter. Den risk för stress hos personalen, främst på grund av sämre datorvana hos vissa användare och uppfattningen om ”teknikarbete i stället för omvårdnad”, som man befarade innan projektstart har man inte sett. Personalen uppger snarare att det nya systemet minskar stressen i det dagliga arbetet.

Tidslinje – processen

Satsningen på digitala signeringslistor genomfördes som ett pilotprojekt i samband med starten av ett nytt äldreboende. Projektet leddes av en arbetsgrupp och en speciell projektledningsgrupp tillsammans med intern och extern projektledare. Under år 2014 jobbade man med detta:

Februari:

Planering och praktiska genomgångar
Utbildning och installation av certifikat
Inmatning av uppgifter kring personal och boende
Upprättande av signeringslistor
Test av trådlöst nätverk och mobila anslutningar

Mars–maj:

Komplettering och tillägg av signeringslistor
Test av olika påminnelsefunktioner
Komplettering med kommunens värdighetsgarantier

Juni:

Enkätundersökning bland all omvårdnadspersonal
Komplettering av signeringslistorna
Riskanalys och andra kompletteringar inför semesterperiod
Översyn av mobil åtkomst med bl.a. kompletteringar

Augusti:

Analys av enkätsvar
Analys av avvikelseutredning samt åtgärder mot dessa
Framtagande av nya rutiner

September-oktober:

Mindre förändringar i systemet
Test av iPad Mini
Analys av iBeacons (”taggar”)

November-december:

Utbildningsinsatser
Uppstart av systemet på ytterligare ett boende
Teknikbyte till mindre mobila enheter
Planering för uppstart på ett tredje boende
Teknikplanering och investering med komplettering av mobilt bredband

Under 2015 genomfördes ytterligare tester och planering inför breddinförande.

2016 breddinfördes systemet på alla kommunala särskilda boenden och man jobbade aktivt med systemförvaltning.

Organisationen och politiken

Initiativet till projektet kom från den egna verksamheten som uppmärksammat ett stort problem och sett en möjlig lösning. Projektet planerades och genomfördes i den egna förvaltningen med stöd av systemleverantören och till viss del av IT-enheten. Reaktionerna från övriga delar av kommunen, den kommunala IT-organisationen och den politiska organisationen har varit övervägande positiva. Det är viktigt att alla yrkesroller och verksamheter har vetskap om sitt arbetsområde kring systemet, men även har kunskap om hur systemet är sammankopplat och kan se helheten.

Uppföljning

Sedan 2016 är systemet en del av den ordinarie verksamheten och uppföljs enligt kommunens ordinarie rutiner.

Lärdomar och tips

Viktigt att personalen känner att nya lösningar innebär förbättringar och att de inte känner att de behöver lägga mer tid på dokumentation och teknik än på omvårdnad.
Säkerställ god täckning för de mobila enheterna med wifi/mobilnät. Om personalen upplever täckningen som dålig blir lösningen inte lika användbar. Driftstörningar kräver också någon form av alternativ uppkoppling. Gör dessa kontroller i god tid och upprätta tydliga riktlinjer för vem som ansvarar för vad. Införande i ordinärt boende med annan infrastruktur, såsom mobilnät och annat arbetssätt, anses kräva mer förarbete.
Inför uppstartsarbetet är det viktigt att göra en tydlig kartläggning av befintliga resurser och en riskbedömning för införandet.

Själva systemet är lättanvänt och med utbildning i samband med uppstart kan personalen direkt komma igång. Arbetssättet kan dock vara nytt och kräva nya rutiner och riktlinjer.
Genom att ge personalen möjligheter att påverka systemets innehåll och uppbyggnad är det lättare att få ett system som motsvarar verksamhetens krav och förväntningar.
Verksamheten blir beroende av att tekniken fungerar. Därför är det viktigt att ha bra supportavtal med leverantör och backup-rutiner när systemet inte fungerar.
Viktigt med förankring, samverkan, dokumentation om rutiner/ansvarsfördelning/system samt att systemförvaltning behöver komma in tidigt i processen.
Digital signering är ekonomisk kostsamt och det är viktigt att följa upp alla typer av effekter (nytta, ekonomi med mera) av tekniken/systemet.

Mer information

Tjänstens namn

MCSS – Medication and Care Support System.

Övriga länkar

VästKom, Västsvenska kommunalförbundens samorganisation:

Digitala signeringslistor: http://www.vastkom.se/samverkansomraden/esamhalletdigitalisering/genomfordauppdragochprojekt/ehalsa/mobilitet/lerumdigitalasigneringslistor.4.99cec5e1477430727c47054.html

Kontakt: Lerums kommun, Sektor Stöd och omsorg,

Maria Hansson, utvecklingsledare E-hälsa, epost: maria.hansson2 [at] lerum.se

Leverantör: Appva AB, Om tjänsten