Analysverktyg förenklar kommunernas kvalitetsarbete

Sammanfattning

Landskrona kommun använder ett nytt analysverktyg för att förbättra sitt kvalitetsuppföljningsarbete inom äldreomsorgen. Med hjälp av ett webbaserat program kan kommunen analysera resultat i till exempel Äldreguiden och brukarundersökningar genom att jämföra skillnader mellan olika enheter eller andra kommuner i Sverige. På så vis får kommunen en bättre överblick över vilka områden som bör förbättras och hur de ligger till jämfört med liknande orter i landet. Genom att skapa automatiserade diagram och tabeller blir det även lättare att kommunicera slutsatserna till beslutsfattare och enhetschefer för att visa vilka insatser som bör stärkas.

Nyttoeffekter

Nyttor för verksamheten: Bättre grepp om vad som behöver förbättras inom omsorgen.

Bättre kommunikation mellan politiker, enhetschefer och medarbetare.

Nyttor för omsorgstagarna/patienterna: Brukarundersökningar blir mer värdefulla då resultaten används på bättre sätt.

Nyttor för samhället: Kvaliteten på omsorg och vård blir jämnare över hela landet.

Användare

Äldreomsorgen och hemvården i Landskrona kommun

Målgrupp för tjänsten

Enhetschefer och medarbetare inom äldreomsorgen, hemvården och socialtjänsten, samt politiker och beslutsfattare

Tjänstens namn

Omsorgsanalys

Citat

”Det här gör att det blir tydligt hur man ligger till och vad man ska arbeta med inom omsorgen. Och det finns en pedagogisk bit i att informationen blir lättillgänglig och att man får grepp om vad man gör.”

Per-Olof Frick, verksamhetsutvecklare på Landskrona kommun

Fördjupning

Behov & Utmaningar

Varje år genomförs nationella kvalitetsuppföljningar inom den offentliga äldreomsorgen i Sverige. Syftet är att kunna säkerställa kvaliteten på omsorgen och hitta brister som behöver åtgärdas. Men även om alla undersökningar finns offentligt tillgängliga kan det vara svårt för kommuner att ta till sig all data som genereras och sen använda den på ett konstruktivt sätt för att se precis vad det är som behöver åtgärdas. Landskrona kommun ville hitta en bättre metod för att gå igenom de tusentals undersökningar och enkäter som görs årligen och se precis hur man ligger till inom särskilda områden jämfört med andra platser i landet.

Tidigare har kommunernas medarbetare ofta varit tvungna att ögna igenom tabeller i Exceldokument för att kunna hitta den data som är relevant – något som tar mycket tid och kräver djup kunskap inom statistisk analys. För underlaget är väldigt stort: Exempelvis svarade år 2015 över 130,000 personer på äldreboenden eller med hemtjänst på en omfattande enkät om hur de uppfattar kvaliteten på vården.

– Men sen görs det inte så mycket mer av den informationen. Man kan ju använda den datan i utvecklingssyfte, men då måste man även kunna förstå precis vad undersökningarna visar, säger Per-Olof Frick, verksamhetsutvecklare på Landskrona kommun.

Lösning & Funktion

För att lösa utmaningen har Landskrona börjat använda ett analysverktyg som flera kommuner själva varit med och tagit fram tillsammans med ett konsultbolag.

Det webbaserade programmet låter användaren koppla upp sig mot en databas som innehåller all offentlig data från nationella kvalitetsuppföljningar inom äldreomsorgen, där man kan sammanställa skräddarsydda rapporter genom att klicka sig fram inom olika kategorier och även skapa egna jämförelsegrupper. På så vis kan man jämföra resultat på olika enheter inom den egna kommunen, eller med andra kommuner i Sverige.

– Vi är en kommun med 45 000 invånare. Med det här verktyget kan vi lätt jämföra våra resultat med orter i liknande storlek för att se hur vi ligger till, och vad som måste förbättras

– om vi ska bli lika bra som den bästa kommunen. Sen kan man även se trender, som vilken kommun i Sverige som har haft bäst utveckling sen 2012. Då kan man gå in och titta på vad det är de gör rätt, säger Per-Olof Frick.

Verktyget ger även möjlighet att ta fram korrelationsanalyser för att analysera hur en fråga inom omsorgen kan påverka en annan.

– Då kan man se tydligt att två olika parametrar hör ihop, och att en del av verksamheten där man har lite sämre resultat kan påverkas om man skruvar lite på en annan, säger Victoria Sydow, produktansvarig för verktyget hos konsultbolaget.

Landskrona kommun har idag runt 20-25 licenser för att använda verktyget, och varje enhetschef inom äldreomsorgen och hemvården har tillgång till programmet. Eftersom det är webbaserat behöver man inte installera något på de egna datorerna utan användarna behöver bara ett användarnamn och lösenord – och kan även logga in via en mobil eller surfplatta.

Fördjupning i nyttoeffekter

– Jämförelsegrupper gör att en kommun eller enhet kan se hur man ligger till inom olika områden jämfört med andra liknande kommuner. Det ger även ett bättre underlag för politiker när de gäller att fatta strategiska beslut och bestämma vilka åtgärder man ska satsa på.

– Korrelationsanalyser visar hur en faktor inom omsorgen kan påverka en annan – t ex hur ett bättre bemötande från personalen kan skapa större trygghet bland brukarna.

På så vis får man en bild över hur man behöver arbeta för att uppnå särskilda mål.

– Kommunikationen mellan t ex verksamhetsutvecklare och enhetschefer blir bättre då man får starkare underlag för att visa upp vilka åtgärder som behövs. Det gäller även kommunikationen mellan enhetschefer och medarbetare.

– Trendanalyser visar vilka kommuner som gjort störst framsteg inom olika områden, så man kan se om ens egen ort halkar efter eller om det finns en viss kommun vars metoder man bör härma.

– Genom att informationen presenteras i form av diagram och tabeller får användaren en tydligare överblick över vad datan betyder. Programmet låter även användaren klicka sig fram bland menyer och vyer på ett intuitivt sätt. Det gör att analyserna går mycket snabbare och kräver mindre datakunskaper.

Ekonomi

En licensavgift för att använda programmet kostar kommunen 20.000 kronor per år. Det kan sen användas av ett obegränsat antal medarbetare utan extra kostnader.

Per-Olof Frick säger att kommunen definitivt sparar tid på att på använda verktyget, men att det verkliga värdet ligger i de kvalitetsvinster som görs inom omsorgen tack vare att kvalitetsresultat så tydligt arbetas med, både för medarbetare och omsorgstagare.

– Vikten av att ha en bra dialog med enhetschefer och att man kan vara säker på att man jobbar med rätt saker är svår att värdera, menar Per-Olof Frick.

Process och uppföljning

Verktyget börjades utvecklas 2011 av konsultbolaget tillsammans med åtta kommuner som under ett års tid fick delta i olika workshops och prova olika funktioner för att se vad som fungerade bäst. Per-Olof Frick jobbade då på Eslöv kommun och var en av deltagarna som hjälpte till att utveckla funktionerna. När han flyttade till Landskrona kommun tog han med sig programmet och visade de olika möjligheterna för nämnden. Kommunens förvaltningschef tog sen beslutet att köpa in verktyget.

På höstarna har kommunens verksamhetsutvecklare enskilda möten med enhetcheferna och diskuterar och analyserar sina resultat. Verktyget kommer då att användas både utifrån korrelationsanalyserna och genom benchmarking med andra boenden.

Kommunikation

Per-Olof Frick har själv hållit en workshop för att demonstrera verktyget för kommunens enhetschefer, samt för att presentera resultat av undersökningarna för nämnden.

Konsultbolaget som levererar verktyget erbjuder även en heldags workshop för att utbilda anställda på en kommun som köper in programmet, eller kortare utbildningar över telefon och videosamtal.

Lärdomar & Tips

Per Olof Frick menar att det är viktigt att fatta tydliga beslut när det gäller vad verktyget ska användas till. Enhetschefer och politiker kan använda det på olika sätt, men alla måste ha en klar idé om vilka funktioner som passar just dem.

– Ska man ha det till att visa upp resultat för nämnden eller ska man använda det som ett pedagogiskt verktyg för att visa medarbetare varför vi arbetar med olika saker? säger Per-Olof Frick.

Mer information

http://www.omsorgsanalys.se/

Inloggning krävs för hemsidan, skicka gärna ett mejl till victoria.sydow [at] sironagroup.se och be om en gratis prövoperiod för att se hur din kommuns resultat ser ut.

Kontakt

Sirona Health Studios

Victoria Sydow

Produktansvarig

victoria.sydow [at] sironagroup.se

Leverantör

Tjänstens namn: Omsorgsanalys

Leverantör: Sirona Health Solutions

Bildtexter (utöver vad som står i själva bilden)

Bild 1 visar hur en enskild kommun ligger till jämfört med alla andra i landet, enligt Äldreguiden.

Bild 2 visar exempel på hur man kan styra sökandet till att jämföra sig med endast liknande kommuner (i det här fallet förortskommuner till storstäderna) när det gäller olika kategorier. Grönt är bra, rött är dåligt. När det gäller Vård och omsorg om äldre låg dennaexempelkommun (ej Landskrona) på 17:e plats av 38.